马云:一旦贸易停止了 战争就会开始

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  • 时间:2019-03-11 11:56
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邮件合并是现代化办公中非常实用功能。本文根据邮件合并一般过程,结合实例介绍了使用“邮件合并”功能批量制作大学入学通知书方法,并指出应用“邮件合并”制作带照片证件时常见问题解决技巧。 关键词邮件合并照片通知书批量打印 中图分类号TP399 文献标识码A 文章编号1007-9416(2011)01-0122-01 在高校招生工作中,为了防止冒名顶替考生入学,实现招生公平,各高校采取了各种手段和策略,其中很重要一个方法就是制作防伪通知书,在通知书上打印考生照片就是有效手段之一。入学通知书一般为三联。一联考生自留,一联考生报到时交回,一联为存根由招办留存。打印通知书是招生工作一个重要环节。 大学入学通知书有两个个明显特点一是除了每个考生自身信息有变化外,主要内容基本相同;二是需要制作数量一般都很大,如果单个编辑打印,非常耗时费力。巧妙利用“邮件合并”功能,可以轻松、准确、快速完成任务,极大地提高工作效率。 1、“邮件合并”一般过程 所谓“邮件合并”就是在Word文档固定内容中合并与发送信息相关一组通信资料(数据源),如Excel表、FoxPro表等,从而批量生成所需邮件文档。所以,使用“邮件合并”功能前需要建立两个文档主文档和数据源,然后再主文档中插入需要变化信息。 (1)建立主文档“主文档”即文档模板,是Word文档固定不变内容。主文档建立为建立数据源或选择数据源提供标准。(2)创建数据源数据源信息包括准备合并到主文档中内容,即需要变化信息。这些信息通常由数据表中含有标题行数据记录表示,其中包含相关字段和记录内容。数据源通常是Excel表、Access表、FoxPro表等数据库文件。在实际操作中,数据源通常是事先存在,可以直接使用。数据源文档第一行为字段名,即邮件合并中域名。(3)合并数据源到主文档即将数据源中需要字段合并到主文档固定内容中,数据源中记录数,决定主文档生成份数。合并操作过程可以根据“邮件合并”工具栏提示轻松完成。(4)在主文档中插入图片在邮件合并中插入图片方法是将光标定位于要插入照片位置,按“Ctrl+F9”插入域,在其中输入“Includepicture”,其中大括号也是按“Ctrl+F9”插入域产生,而“照片”是存放照片地址,例如“D\Kszp”。 在实际应用中,经常出现插入照片后新文档中照片不显示或所有照片都显示同一个人情形,此时按“Ctrl+A”全选,然后按“F9”即可。此外,还应该使用“\*Mergeformat”开关对域结果进行格式修改。 2、使用“邮件合并”实现批量制作大学入学通知书操作过程 2.1入学通知书Word文档设计 前,大学入学通知书没有统一文档格式,各高校根据自身需要设计。但是需要注意是,绝大多数高校空白入学通知书都是批量印刷,有些固定不变文字已经印在通知书上了,所以在设计通知书文本时,不必书写,只需留出空间。 2.2录取考生数据源准备 首先将从招生系统中下载录取考生投档单即“T_TDD.DBF”文件转换成Excel文件。并将文件中表示录取专业“lqzy”字段里数字代码替换成中文信息。同时在Excel文件中增加所需字段,例如“cc”和“zsbh”分别表示学校层次和证书编号。 2.3录取考生照片准备 在招生录取系统中,有专门存储考生照片文件夹“Kszp”。这些照片不能直接应用于通知书打印,原因有二一是各地区招生考试机构采集考生照片时标准不统一,照片大小不统一;二是在通知书上照片方向需要调整。所以需要提前做相应工作。 这里我们需要利用一个小程序——图片批处理程序Imgbatch.exe。这个程序在网络上随时可以免费下载。对照片处理方法是 点击“指定图片文件夹”—去掉“重命名”框中对勾—“旋转”框前打勾框后填写“”270—点击“指定图片尺寸”(定制宽180高240)—开始处理。 需要说明是“Kszp”中是以考生号命名.jpg文件,重命名后不便于之后进行邮件合并操作,所以切不可重命名。旋转270度是改变照片在入学通知书Word文档中显示方向。指定图片尺寸是统一照片大小。 3、使用“邮件合并”设计入学通知书模板 在word2003中,邮件合并设计需要五个步骤,分别为(1)依次点工具栏上“信件与邮件”----“开始邮件合并”---“信函”---“下一步正在启动文档”(2)继续点击“使用当前文档”“选取收件人”“使用现有列表”“浏览”。在自己计算机存储位置找到并打开相应数据库文件。(3)把光标移至已经编辑好通知书文本相应位置点击工具栏中插入域插入相应“合并域”。(4)插入图片将光标移至需要插入照片位置,按ctrl+F9,输入includepicture“D\\KSZP\\然后按ctrl+F9,继续输入mergefield”ksh”,然后把光标移出这个域,输入.jpg”,继续输入\*mergeformat后再按shift+F9,然后按F9,考生照片就出现了。(5)点击工具栏上预览信件和完成合并,保存文档,完成通知书设计。 4、批量打印入学通知书 打开入学通知书模板,这是出现“显示帮助”对话框,点击“是”,进入入学通知书模板页面。点击工具栏中“合并到新文档”,在弹出对话框中填入需要打印通知书序号,按Ctrl+A全选,再按F9,即显示所有需要打印含有照片入学通知书文档,最后按照文档打印程序进行打印,一些列漂亮大学入学通知书就算做成了。 5结语 邮件合并功能在现代日常办公中非常实用,巧妙利用这项功能,可以达到事半功倍效果。本文仅以制作大学入学通知书为例介绍了“邮件合并”功能使用方法,并针对应用中常见问题给出了解决技巧。 参考文献 [1]吴亚坤,鄂铁龙.“邮件合并”应用技巧.辽宁大学学报.自然科学版,2010.1. [2]高华兵,罗华群.证件批量打印制作.企业技术开发,2010.5. [3]刘海蓉,朱永昌.浅谈邮件合并功能及应用.南昌高专学报,2010.6. [4]杨晓平.信息技术应用基础中级教程.清华大学出版社,2002.7.